Положение об архиве

1. Общие положения
1.1..Настоящее Положение об архиве МУНИЦИПАЛЬНОГО БЮДЖЕТНОГО
ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ЯСЛИ-САД № 4 «СКАЗКА»
КОМБИНИРОВАННОГО ТИПА ГОРОДА ДЕБАЛЬЦЕВО» (далее-Положение) разработано
на основании Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом
Федерального архивного агентства № 42 от 11 апреля 2018 года, в соответствии с Приказом
Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 "Об утверждении правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах
местного самоуправления и организациях", Уставом МУНИЦИПАЛЬНОГО БЮДЖЕТНОГО
ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ЯСЛИ-САД № 4 «СКАЗКА»
КОМБИНИРОВАННОГО
ТИПА
ГОРОДА
ДЕБАЛЬЦЕВО»
(далее-МБДОУ).
1.2..Данное Положение определяет состав документов архива МБДОУ и условия их
хранения, устанавливает задачи, назначение и функции архива, регламентирует деятельность
лиц, ответственных за ведение архива в дошкольном образовательном учреждении.
.
1.3. В своей деятельности архив руководствуется Федеральным законом № 125-ФЗ от
22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями на 14 июля
2022 года, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъекта Российской
Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, локальными нормативными актами
дошкольного образовательного учреждения.
.
1.4..Документы МБДОУ, имеющие историческое, культурное, научное, социальное,
экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного
фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат
постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. До передачи на
государственное хранение данные документы временно хранятся в дошкольном
образовательном учреждении.
1.5..В МБДОУ для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и
законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета,
использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
1.6. Архив создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое лицом,
ответственным за ведение архива согласно приказу заведующего дошкольным
образовательным учреждением.
.
1.7..Учреждение…обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и
кадрами.
.
1.8. Дошкольное образовательное учреждение обеспечивает сохранность, учет, отбор,
упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации,
образующихся в его деятельности. Обеспечивает своевременную передачу этих документов
на
государственное
хранение.
.
1.9. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных
документов, производятся силами и за счет МБДОУ.
.
1.10. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации
должностные лица МБДОУ несут ответственность в соответствии с действующим
законодательством.
1.11..Архив МБДОУ работает согласно плану, утверждаемому заведующим
дошкольным образовательным учреждением и отчитывается перед ним в своей работе.
1.12. Контроль деятельности архива осуществляет заведующий МБДОУ, а в его
отсутствии — исполняющий обязанности заведующего.
2. Состав документов архива детского сада
2.1. В архив МБДОУ поступают:
2

а).законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения,
образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше
10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по кадрам и
воспитанникам;
б).документы постоянного хранения и по личному составу организацийпредшественников (при их наличии);
в).личные фонды ведущих работников МБДОУ(при их наличии);
г) служебные и ведомственные издания;
д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива
МБДОУ.
2.2..Сроки хранения документов в архиве дошкольного образовательного учреждения
определяются согласно срокам, указанным в утвержденной номенклатуре дел.
3. Задачи архива ДОУ
3.1. Основными задачами архива являются:
а) организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2
настоящего Положения;
б).комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности
учреждения, осуществляющего образовательную деятельность;
в) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата;
г) использование документов, находящихся на хранении в архиве МБДОУ;
д).подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской
Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив;
е) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в
делопроизводстве МБДОУ и своевременной передачей их в архив дошкольного
образовательного учреждения.
4. Функции архива
В соответствии с возложенными задачами архив осуществляет следующие функции:
4.1..Организует прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков
хранения, в том числе по кадрам и воспитанникам, образовавшихся в деятельности МБДОУ,
в соответствии с утвержденным графиком.
.
4.2..Обеспечивает сохранность и ведет учет документов и фондов, находящихся на
хранении в архиве дошкольного образовательного учреждения.
.
4.3..Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об
объеме и составе хранящихся в архиве МБДОУ документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного
учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
.
4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив
МБДОУ,
образовавшиеся
в
ходе
осуществления
деятельности
учреждения.
4.5..Разрабатывает графики представления описей на рассмотрение экспертнопроверочной комиссии и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на
хранение в государственный (муниципальный) архив.
.
4.6. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии МБДОУ описи дел
постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по кадрам и
воспитанникам, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не
подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях
архивных документов;
3

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
в) на согласование ЭПК архивного учреждения субъекта Российской Федерации
(муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи
дел по личному составу;
г) на согласование ЭПК архивного учреждения субъекта Российской Федерации
(муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты
об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д).на утверждение заведующему МБДОУ описи дел постоянного хранения, описи
временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по кадрам и
воспитанникам, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих
хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных
документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта
Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его
соответствующими полномочиями.
4.7. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на
постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
.
4.8..Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10
лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве МБДОУ в целях отбора
документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также
выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
.
4.9..Участвует в работе экспертной комиссии дошкольного образовательного
учреждения.
4.10..Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся
на хранении в архиве МБДОУ.
.
4.11..Организует информирование администрации и работников МБДОУ о составе и
содержании документов архива учреждения.
.
4.12..Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных
документов.
4.13..Организует выдачу документов и дел для работы в читальном зале или во
временное пользование.
.
4.14..Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов,
архивные выписки и архивные справки.
.
4.15..Ведет
учет
использования
документов
архива
МБДОУ.
4.16..Создает фонд пользования архива МБДОУ и организует его использование.
4.17..Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива
МБДОУ.
.
4.18..Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся
в архиве делам и документам.
.
4.19..Участвует в разработке документов учреждения по вопросам архивного дела и
делопроизводства.
.
4.20. Оказываем методическую помощь:
а).службе делопроизводства МБДОУ в составлении номенклатуры дел, формировании
и оформлении дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в
делопроизводстве;
б).структурным подразделениям и работникам МБДОУ в подготовке документов к
передаче в архив учреждения.
4.21..Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников
архива и службы делопроизводства дошкольного образовательного учреждения.

4

5. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за архив, имеет
право:
.
5.1..Представлять заведующему дошкольным образовательным учреждением
предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и
использования архивных документов в архиве МБДОУ.
.
5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в
структурных подразделениях учреждения.
.
5.3..Запрашивать от структурных подразделений и работников МБДОУ сведения,
необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на
архив задач и функций.
.
5.4..Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию
архива дошкольного образовательного учреждения.
.
5.5..Информировать структурные подразделения детского сада о необходимости
передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком.
5.6. Принимать участие в заседаниях экспертной комиссии учреждения, а также в
экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в сфере архивного дела.
6. Ответственность за функционирование архива
6.1..Назначенное приказом заведующего МБДОУ лицо, ответственное за ведение
архива, несет персональную ответственность за:
а).выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим
законодательством Российской Федерации;
б).организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение
приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативноправовых актов по своему профилю деятельности;
в) рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых
ресурсов;
г) состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение своих
функциональных обязанностей;
д).соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического
режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;
е).ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми
документами;
ё).предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной
информации о деятельности архива;
ж) готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.
6.2..Ответственные за ведение делопроизводства, подготовку и представление
документов на хранение в архив, назначаются заведующим МБДОУ.
7. Комплектование архива
7.1. Подготовка документов к передаче в архив дошкольного образовательного
учреждения включает экспертизу научной и практической ценности документов,
оформление дел, составление описи.
.
7.2. Экспертиза ценности документов:
.
а).экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью
отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертизу ценности документов в
МБДОУ осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия;
5

б) экспертная комиссия назначается приказом заведующего МБДОУ. В состав
экспертной комиссии включают не менее трех сотрудников, в том числе в обязательном
порядке лицо, ответственное за ведение архива МБДОУ. Экспертная комиссия на заседаниях
рассматривает: номенклатуру дел детского сада, описи дел постоянного хранения и по
личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
7.3 Оформление дел :
а).дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку прочными нитками.
Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в
каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется
заверительная надпись;
б) на обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие
реквизиты: полное наименование вышестоящей организации, наименование МБДОУ, номер
(индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или
отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела;
в).по окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел
постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел, содержащих
распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с
перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор,
территория, другие данные. В каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и
окончания данного тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска
документов в последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится
количество листов в деле;
г) надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует
производить четко, светостойкими чернилами;
д) для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на
отдельном листе составляется заверительная надпись;
е).в заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в
деле. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием его должности и даты
составления;
ё).внутренняя опись составляется к делам постоянного и долговременного (свыше 10
лет) срока хранения, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).
7.4. Описание документов постоянного срока хранения :
а) описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной
деятельности и на дела по личному составу;
б) описи составляются делопроизводителем;
в) опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет;
г) на дела с истекшим сроком хранения составляется акт об уничтожении;
д) по окончании делопроизводственного года в МБДОУ производится отбор
документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из
годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом
номинального принципа (в соответствии с номенклатурой учреждения);
е) описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной
деятельности и на дела по личному составу;
ё) описи составляются секретарем Экспертной комиссии.
7.5. Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы
в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не
составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

6

8. Условия хранения документов архива
8.1..Документы архива хранятся в архивохранилище дошкольного образовательного
учреждения.
.
8.2. Не допускается размещение архива в подвальных и чердачных помещениях
МБДОУ.
8.3..Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных,
бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище
отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами
огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб
водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
.
8.4..Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию,
обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима.
8.5. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными
проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не
допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам
тепла.
.
8.6..Архивные документы следует хранить в темноте.
.
8.7..Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в
коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
8.8..Уровень искусственного освещения в книгохранилищах должен составлять не
менее 100 люкс.
.
8.9. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие
параметры температурно-влажного режима :
а) для хранения документов на бумажном носителе – температура 17-19°С,
относительная влажность воздуха – 50-55%.
8.10..Помещения архива дошкольного образовательного учреждения должны
содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени,
насекомых, пыли.
9. Заключительные положения
9.1..Настоящее Положение является локальным нормативным актом, принимается на
Общем собрании работников дошкольного образовательного учреждения и утверждается
(либо вводится в действие) заведующим МБДОУ.
.
9.2..Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в
письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
9.3..Положение принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к
Положению принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего Положения.
9.4..После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и
разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.

7